Jeśli naszym problemem jest zostawanie po godzinach, a niedokończone obowiązki ciągną się za nami przez całe tygodnie, to znaczy, że nasza efektywność w pracy po prostu szwankuje. Żeby odmienić tę sytuację należy wprowadzić nawyki, które pozwolą nam zwiększyć ilość wykonywanej pracy bez jednoczesnego zwiększania czasu, który musimy jej poświęcić.
Warto znać sposoby na to, by nasza praca dawała po prostu lepsze lub szybsze efekty. Choć wiele osób, które doskonale zarządza sobą w czasie, mówi o wypracowaniu własnych technik, to tak naprawdę nic nie stoi na przeszkodzie, byśmy zaczerpnęli nieco inspiracji od innych.
Porządek przede wszystkim
Jeśli pracujesz w chaosie, to tym samym będzie Twoja praca. Uporządkowane biuro oznacza plan działania, a także brak jakichkolwiek rozpraszaczy. Dzięki temu Twoja uwaga skupia się na tym, co jest najważniejsze. Podtrzymywanie skupienia to najważniejszy warunek efektywnej pracy. Oczywiście nie zawsze musimy przeprowadzać gruntowne porządki – nie musimy codziennie dokładnie ścierać biurka i komputera, a potem porządkować rzeczy w szufladzie. Wystarczy, że każda rzecz będzie miała swoje miejsce, a te najważniejsze będą znajdować się na wyciągnięcie naszej ręki.
Wyznacz sobie czas na odpisywanie e-maili
Jeśli już nie korzystamy w pracy z mediów społecznościowych to naszą pokusą staje się skrzynka pocztowa. Nieodpisywanie na emaile sprawia, że czujemy podskórny stres. W takiej sytuacji warto wyznaczyć sobie jedną porę w ciągu dnia, kiedy zajmiemy się naszą skrzynką pocztową. Najlepiej odpowiadać na e-maile na bieżąco, a nie pozostawiać je nieodhaczonymi przez kilka dni, to szczególnie ważne, gdy pracujemy jako freelancerzy. Wtedy ilość otrzymywanych zleceń zależy tak naprawdę od naszego sprawnego kontaktu z klientami. Wreszcie – warto uporządkować skrzynkę odbiorczą. Być może wydaje nam się, że dany e-mail jeszcze się do czegoś przyda, jednak rzadko tak się dzieje. Z kolei posiadając porządek w skrzynce odbiorczej możemy usprawnić nasz kontakt z innymi.
Zasada pięciu minut
Są takie rzeczy, które po prostu nad nami wiszą. Konieczność wykonania telefonu, umówienie się na wizytę do lekarza, załatwienie krótkiej sprawy w banku czy oddanie książek do biblioteki – takie niewielkie rzeczy potrafią urosnąć w swej skali do naprawdę ogromnych rozmiarów, jeśli nie zareagujemy w odpowiednim czasie. Dlatego warto stosować zasadę pięciu minut – czyli natychmiastowego robienia rzeczy, których wykonanie nie zajmuje dłużej niż pięć minut. Dzięki temu nasza organizacja czasu stanie się zdecydowanie lepsza.
Zorganizuj swój tydzień
Będąc świadomym rzeczy, które w danym tygodniu musimy zrobić, łatwiej jest nam je uporządkować. Dlatego warto mieć planner albo chociażby zwykły kalendarz, w którym zapisujemy czekające nas obowiązki – wizyty, umówione spotkania, rzeczy, jakie musimy wykonać w danym czasie. Notujmy w naszym plannerze na bieżąco i zaglądajmy do niego przynajmniej raz w tygodniu.
